Три задачи, которые я наконец отдал: сколько часов это освободило

В прошлый вторник сел за ноутбук в 9:40, открыл почту и очнулся в 11:20. Двадцать шесть писем, из них по делу четыре. Остальное: счета, перенос встречи, «подтвердите, пожалуйста, адрес». И так почти каждое утро. Вечером смотришь на список задач и не понимаешь, где был весь день.

Честно говоря, а долго казалось, что объяснять дольше, чем сделать. Это главная ловушка делегирования в малом бизнесе. Считать надо не один раз, а месяц.

Где утекают часы

Я взял блокнот и неделю записывал, на что уходит время. Честно говоря, получилось три стойких кандидата на передачу.

Разбор почты. Двадцать минут утром, двадцать после обеда. Это 40 минут в день, около 14 часов в месяц. Слушай, помощнику нужно один раз показать, что важное, что в архив, куда пересылать счета. Час на инструкцию, дальше он работает сам.

Счета и оплаты. Раз в неделю сверяю, что оплачено, что висит. Полтора часа. В месяц шесть часов. Честно говоря, плюс нервы, когда забыл про подписку; она списалась в самый неподходящий момент.

Согласование встреч. Переписка «а в среду удобно? нет? Но тогда в четверг в 15:00?» съедала минут двадцать на каждую встречу. Пять встреч в неделю, почти семь часов в месяц.

Складываем: 14 + 6 + 7. Двадцать семь часов в месяц. Это три полных рабочих дня, которые я раньше отдавал рутине и учёту дел вместо клиентов и продукта.

Что подготовить перед передачей

Делегирование ломается не на человеке, а на отсутствии правил. И поэтому сначала бумага, потом разговор.

1. И опишите каждую задачу на одном листе: что входит, что точно не входит, к какому сроку.
2. Слушай, сделайте список «когда звонить мне сразу»: письма от ключевых клиентов, суммы выше определённого порога, срывы сроков.
3. Заведите одно место, где видно статус. У нас это общий список задач, где каждая позиция с датой и ответственным.
4. Первую неделю проверяйте вместе, вторую через день, дальше по запросу.

Что стало через месяц

Утро начинается не с почты, а с трёх задач, которые действительно мои. Счета оплачиваются без моих напоминаний, встречи стоят в календаре. Двадцать семь часов вернулись,, я честно скажу: первую неделю было тревожно, рука тянулась всё перепроверить. Потом отпустило.

Блин, кстати, порядок в делах и в машине мы собираем в одном месте: задачи, напоминания, пробег и расходы на ТО живут в kroxit.ru.

А что у вас проще отдать, чем объяснить? Начните с одной задачи на этой неделе, с той, что бесит больше всего.