Почему на возврат к делу уходит больше времени, чем на само дело

Ещё один планировщик, серьёзно? Именно так я думала, когда мы начинали делать kroxit. Ну сколько можно: списки, галочки, напоминания. У меня и так всё в голове, спасибо. А потом села считать, сколько времени уходит на то, чтобы просто вернуться к прерванной работе.

Вторник, полдень. Открываю таблицу с расчётом зарплат, на середине строки звонит клиент. Пять минут разговора. Возвращаюсь к таблице; понимаю, что не помню, какую формулу тянула и зачем. Ещё семь минут на то, чтобы собрать мысли обратно. Само дело заняло бы минуты три.

Цена входа

У бухгалтера это выглядит так: 15 минут на отчёт, звонок, ещё 10 на возврат к цифрам. У дизайнера иначе: макет в голове держится дольше, но после переписки в чате приходится заново собирать композицию, и это уже полчаса. У водителя свой ритм: пока едешь по знакомому маршруту, думаешь о делах, но стоит получить сообщение про замену адреса, и весь план на день рассыпается.

Профессии разные, цена одна. По факту, это переключение контекста, и оно съедает больше, чем сама задача. В тайм-менеджменте про это говорят редко, а зря.

Что помогло мне

Я перестала ставить звонки вразнобой. Теперь они идут блоком: с 11 до 12, подряд, три штуки. Однотипные дела тоже собираю вместе: не «одно письмо утром, одно вечером», а полчаса на всю почту. Планирование задач на неделю строится по тому же принципу: сначала группирую по типу, потом расставляю по дням.

На прошлой неделе переписала четверг. Было: звонок, отчёт, звонок, правки, звонок. Стало: утро на цифры, час на звонки, после обеда правки. И освободилось сорок минут, которые раньше уходили в никуда.

Что попробовать на этой неделе

1. Но выпишите дела на завтра и отметьте, какие требуют одного и того же состояния головы.
2. И соберите их в блоки по 30, 40 минут, между блоками оставьте десять минут пустыми.
3. Звонки и переписку поставьте рядом, а не через весь день.
4. Один блок оставьте свободным: что-то всегда влезает.

Учёт дел и личный бюджет держатся на одном: чем меньше прыжков, тем целее внимание. Привычки тоже так работают, но об этом в другой раз. Мы делаем kroxit.ru именно с этой мыслью: дела и машина в одном списке, чтобы не бегать между приложениями.

А сколько у вас уходит на возврат к делу после звонка или сообщения? Замечали это за собой?